Eine Tabellenkalkulation kann ein guter Ausgangspunkt für eine erste Produktliste, eine Preiskalkulation oder eine Vertriebsanalyse sein. Schwierig wird es, wenn mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte von einer einzigen Datei abhängen. Dieselbe Tabelle soll das Produkt beschreiben, die Kompatibilität der Optionen sicherstellen, Kundenabsprachen speichern und Daten für den Auftrag liefern. Dann lohnt es sich zu prüfen, was tatsächlich geändert werden muss: die Datenstruktur, die Regeln der Zusammenarbeit oder das Werkzeug selbst.

Entscheidend ist die Arbeitsweise, nicht die Dateigröße

Viele Zeilen allein begründen noch nicht die Einführung eines Systems. Wichtiger sind die Abhängigkeiten zwischen Informationen und die Verantwortung für ihre Aktualisierung. Schon eine kleine Preisliste kann Schwierigkeiten bereiten, wenn jeder Vertriebsmitarbeiter eine eigene Kopie nutzt und Änderungen per Nachricht im Team verteilt werden. Eine umfangreiche Analysetabelle kann ihre Aufgabe dagegen weiterhin gut erfüllen, wenn sie eine klar definierte Datenquelle und einen Verantwortlichen hat.

Achten Sie besonders auf Situationen, in denen jemand die Arbeit unterbricht, um einen Preis zu bestätigen, eine Dokumentversion zu finden oder einen Sonderfall zu klären. Halten Sie den Grund der Unterbrechung und die für die Weiterarbeit benötigte Information fest. So wird ein konkretes Problem sichtbar, das sich lösen lässt — statt des allgemeinen Eindrucks, dass „Excel nicht mehr ausreicht“.

Kurze Prüfung des Angebotsprozesses

Wählen Sie einige abgeschlossene Vorgänge aus und verfolgen Sie den Weg von der Anfrage bis zur Auftragsübergabe. Notieren Sie zu jeder Frage die Antwort sowie ein Dokument oder einen Arbeitsschritt als Beleg.

  • Datenquelle: Woher bezieht der Vertriebsmitarbeiter den Preis, und woran erkennt er, dass dieser für das jeweilige Produkt und den jeweiligen Markt gilt?
  • Verantwortung: Wer genehmigt eine Preislistenänderung, wer veröffentlicht sie und wie erfährt das Team von der Aktualisierung?
  • Regeln: Wo sind die Abhängigkeiten zwischen Optionen dokumentiert, und kann eine andere Person auf dieser Grundlage eine korrekte Variante zusammenstellen?
  • Datenübertragung: Welche Felder werden manuell in das Angebot, in Nachrichten und in den Auftrag kopiert? An welchen Stellen muss dieselbe Information später korrigiert werden?
  • Historie: Lassen sich der genaue Umfang des versendeten Angebots, sein Preis und die zugrunde liegenden Absprachen nachvollziehen?
  • Vertretung: Weiß die Person, die den Vorgang übernimmt, was bereits vereinbart wurde und welche Entscheidung noch offen ist?

Eine Reifegradbewertung des Unternehmens nach Punkten ist nicht nötig. Es genügt, die Stellen zu identifizieren, an denen fehlende Daten die Arbeit blockieren oder zu Abweichungen führen. Unterscheiden Sie außerdem zwischen Fehlern in den Daten selbst und Problemen bei ihrer Weitergabe. Ein neues Formular korrigiert keine veraltete Preisliste, und Ordnung in den Ordnern ersetzt keine fehlende Regel zur Auswahl der Ausstattung.

Hypothetisches Beispiel: eine Änderung in mehreren Dokumenten

Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das ein Gerät mit einem optionalen Steuerungsmodul anbietet. Der Produktverantwortliche aktualisiert den Preis des Moduls in der zentralen Datei. Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt das Angebot jedoch anhand einer zuvor auf seinem Computer gespeicherten Kopie. Nach dem Kundengespräch ergänzt er neue Ausstattung direkt im Dokument, während die Auftragsabwicklung die ursprüngliche Tabelle erhält. Alle arbeiten mit Informationen, die sie für richtig halten.

In diesem Beispiel müssen drei Dinge geklärt werden: Wo liegt die gültige Preisliste, wie wird die versendete Angebotsversion festgehalten und welcher Datensatz wird an die Abwicklung übergeben? Erst wenn dies dokumentiert ist, lohnt sich die Auswahl der passenden Prozessunterstützung. Einen Teil des Problems kann eine besser organisierte Arbeit mit dem bestehenden Werkzeug lösen. Ein anderer Teil kann einen gemeinsamen Katalog oder eine Anwendung erfordern, die die aufeinanderfolgenden Schritte unterstützt.

Schrittweise umstellen

Beginnen Sie mit einer Produktfamilie und einem Angebotsablauf. Vereinheitlichen Sie Namen, Kennungen, Einheiten und die Bedeutung der Felder. Bestimmen Sie einen Datenverantwortlichen und legen Sie fest, wie Änderungen genehmigt werden. Trennen Sie den aktuellen Katalog von früheren Angeboten, damit eine Preisaktualisierung nicht die Information darüber verwischt, was der Kunde zuvor erhalten hat.

Beschreiben Sie anschließend die Regeln anhand realer Beispiele, einschließlich ungewöhnlicher Fälle. Erproben Sie den Pilotbetrieb mit den Personen, die Angebote erstellen und Aufträge entgegennehmen. Vergleichen Sie vor und nach der Umstellung die Zeit für die Informationssuche, die Anzahl manueller Datenübertragungen und die erforderlichen Rückfragen. Diese Beobachtungen helfen bei der Entscheidung, ob der Umfang erweitert werden sollte.

Legen Sie vor der Umstellung fest, ab wann alte Kopien nicht mehr bearbeitet werden, wo sie archiviert werden und wie fehlende Informationen gemeldet werden. Tabellen können für Analysen weiterhin nützlich sein. Entscheidend ist, dass alle wissen, wo die für den täglichen Prozess verbindlichen Daten entstehen und wer für ihre Qualität verantwortlich ist.

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