Die Auswahl eines Modells und seiner Optionen ist erst ein Teil der Angebotserstellung. Anschließend müssen die Kompatibilität der Elemente geprüft, die Kalkulationsgrundlage festgelegt und das Ergebnis so übergeben werden, dass es für den Kunden und das Abwicklungsteam verständlich ist. Bei der Gestaltung dieses Prozesses lohnt es sich, den Weg einer Konfiguration von der ersten Anforderung bis zum fertigen Dokument nachzuverfolgen. Für jeden Schritt sollten die Eingangsdaten, die Regeln und die für Ausnahmen verantwortliche Person feststehen.
Zuerst Anforderungen und Datenmodell
Am Anfang der Konfiguration sollten die Informationen stehen, die für die Produktauswahl erforderlich sind: geplanter Einsatz, benötigte Parameter und Einschränkungen. Legen Sie fest, welche Antworten verpflichtend sind und welche später ergänzt werden können. Fehlt ein wesentlicher Parameter, sollte dies zu einer Klärung mit dem Kunden führen, statt zur willkürlichen Auswahl eines Standardwerts.
Beschreiben Sie anschließend das Produktmodell. Trennen Sie Basisprodukt, Varianten, Ausstattung, Dienstleistungen und Vertriebsdaten. Jedes Element benötigt eine eindeutige Kennung, einen Namen und definierte Einheiten. Es lohnt sich auch, die Informationsquelle und die für Aktualisierungen verantwortliche Person zu benennen. Dieselbe Kennung sollte das Element in Konfiguration, Kalkulation und den weitergegebenen Dokumenten eindeutig erkennbar machen.
Regeln so dokumentieren, dass sie überprüfbar sind
Das Wissen zur Produktauswahl steckt häufig in technischen Beschreibungen und in der Erfahrung von Fachleuten. Vor einer Automatisierung muss es in eindeutige Regeln überführt werden. Ergänzen Sie jede Regel um eine Begründung und Beispiele: eine korrekte Auswahl, eine unzulässige Auswahl und eine Auswahl, die eine zusätzliche Entscheidung erfordert. Das erleichtert die Abstimmung zwischen den Produktfachleuten und dem Team, das die Lösung vorbereitet.
- Voraussetzung: Die gewählte Option benötigt ein anderes Element, das deshalb in der Konfiguration berücksichtigt werden muss.
- Ausschluss: Zwei Optionen können bei einem bestimmten Modell nicht gleichzeitig verwendet werden.
- Wertebereich: Der Parameterwert muss innerhalb der für die jeweilige Variante geltenden Grenzen liegen.
- Verfügbarkeit: Eine Option darf gemäß den aktuellen Daten nur für das angegebene Modell oder den angegebenen Markt angeboten werden.
- Ausnahme: Eine ungewöhnliche Auswahl muss von einer benannten Person geprüft werden, bevor der endgültige Vorschlag erstellt wird.
Trennen Sie technische Kompatibilität von kaufmännischen Bedingungen. Ein Element kann zum Produkt passen und dennoch eine individuelle Preisermittlung oder die Bestätigung der Liefermöglichkeit erfordern. Solche Situationen sollten nicht mit derselben Fehlermeldung dargestellt werden. Der Nutzer muss erfahren, was fehlerhaft ist und was noch abgestimmt werden muss.
Hypothetisches Beispiel: eine Option mit Abhängigkeit
Stellen wir uns ein Gerät vor, bei dem ein Zusatzmodul ein bestimmtes Steuergerät erfordert. Wählt der Vertriebsmitarbeiter das Modul, sollte der Prozess auf das erforderliche Steuergerät hinweisen und beide Elemente im Umfang und in der Kalkulation berücksichtigen. Ist das Steuergerät für das gewählte Basismodell nicht verfügbar, muss das Modell geändert, auf das Modul verzichtet oder der Vorgang an die für die Bewertung der Ausnahme verantwortliche Person weitergeleitet werden.
Wichtig ist auch der umgekehrte Fall. Entfernt der Kunde das Modul später, muss die Rolle des Steuergeräts erneut geprüft werden. Es kann überflüssig sein, aber auch eine andere, weiterhin gewählte Option unterstützen. Die letzte Auswahl einfach rückgängig zu machen, genügt nicht. Die gesamte Konfiguration muss erneut bewertet und die Auswirkung der Änderung aufgezeigt werden, bevor ein neues Angebot entsteht.
Validierung vor der Preisermittlung und vor dem Versand
Validierung bedeutet, Daten nach festgelegten Regeln zu prüfen. Zunächst umfasst sie die Vollständigkeit der Anforderungen und die Kompatibilität der Konfiguration. Anschließend muss die Kalkulation geprüft werden: Preislistenversion, Währung, Dienstleistungsumfang, Zuschläge und zugrunde gelegte kaufmännische Bedingungen. Eine technisch korrekte Konfiguration bedeutet noch nicht, dass für alle Elemente ein Preis ermittelt wurde.
Prüfen Sie vor der Dokumenterstellung auch, ob sich die Quelldaten seit Beginn der Arbeit geändert haben. Legen Sie fest, wie mit einer begonnenen Kalkulation nach einer Aktualisierung der Preisliste oder des Katalogs umzugehen ist. Das fertige Angebot sollte festhalten, auf welchen Daten es beruht, damit eine spätere Produktaktualisierung den Inhalt eines früheren Vorschlags nicht verändert.
Checkliste für die Angebotsübergabe
- Die Konfiguration hat eine Kennung und eine Version, und alle Pflichtparameter sind ausgefüllt.
- Der Umfang umfasst Produkt, Ausstattung und Dienstleistungen; nicht im Angebot enthaltene Elemente sind klar gekennzeichnet.
- Die Kalkulationsgrundlage ist definiert, und erforderliche Abstimmungen sowie Ausnahmen sind dokumentiert.
- Das Dokument enthält dieselben Optionen, Mengen und Bedingungen wie der freigegebene Datensatz.
- Die nächste zuständige Person weiß, welche Absprachen bestätigt sind und wo weiterer Handlungsbedarf besteht.
Prüfen Sie den gesamten Ablauf anhand einer typischen Konfiguration, einer Änderung mit erforderlicher Neuberechnung und eines Ausnahmefalls. Beteiligen Sie sowohl Vertriebsmitarbeiter als auch die Personen, die deren Arbeitsergebnis übernehmen. Ziel ist ein konsistenter Informationsbestand, der durch alle Phasen weitergegeben wird — mit einem klar vorgesehenen Punkt für menschliche Entscheidungen, wo Regeln nicht ausreichen.