Wybór modelu i zaznaczenie opcji to dopiero część przygotowania oferty. Trzeba jeszcze sprawdzić zgodność elementów, ustalić podstawę wyceny i przekazać wynik w formie zrozumiałej dla klienta oraz zespołu realizacji. Projektując ten proces, warto prześledzić drogę jednej konfiguracji od pierwszego wymagania do gotowego dokumentu. Każdy etap powinien mieć określone dane wejściowe, reguły i osobę odpowiedzialną za wyjątki.
Najpierw wymagania i model danych
Początkiem konfiguracji powinny być informacje potrzebne do doboru produktu: planowane zastosowanie, wymagane parametry i ograniczenia. Ustal, które odpowiedzi są obowiązkowe, a które można uzupełnić później. Brak istotnego parametru powinien prowadzić do wyjaśnienia z klientem, zamiast do przypadkowego wyboru wartości domyślnej.
Następnie opisz model produktu. Oddziel produkt bazowy, warianty, wyposażenie, usługi i dane handlowe. Każdy element potrzebuje jednoznacznego identyfikatora, nazwy i określonych jednostek. Warto też wskazać źródło informacji oraz właściciela jej aktualizacji. Ten sam identyfikator powinien pozwalać rozpoznać element w konfiguracji, kalkulacji i dokumentach przekazywanych dalej.
Zapisz reguły w sposób możliwy do sprawdzenia
Wiedza o doborze produktu często istnieje w opisach technicznych i doświadczeniu specjalistów. Przed automatyzacją trzeba przekształcić ją w jednoznaczne zasady. Do każdej reguły dopisz uzasadnienie i przykłady: wybór poprawny, niedozwolony oraz wymagający dodatkowej decyzji. Ułatwia to rozmowę między osobami znającymi produkt a zespołem przygotowującym rozwiązanie.
- Wymaganie: wybrana opcja potrzebuje innego elementu, więc konfiguracja musi go uwzględniać.
- Wykluczenie: dwóch opcji nie można zastosować jednocześnie w określonym modelu.
- Zakres: wartość parametru musi mieścić się w granicach właściwych dla danego wariantu.
- Dostępność: opcja może być oferowana tylko dla wskazanego modelu lub rynku, zgodnie z aktualnymi danymi.
- Wyjątek: nietypowy wybór wymaga sprawdzenia przez wskazaną osobę przed przygotowaniem ostatecznej propozycji.
Oddziel zgodność techniczną od warunków handlowych. Element może pasować do produktu, a jednocześnie wymagać indywidualnej wyceny albo potwierdzenia możliwości dostawy. Tych sytuacji nie należy przedstawiać jednym komunikatem o błędzie. Użytkownik potrzebuje informacji, co jest niepoprawne, a co pozostaje do uzgodnienia.
Przykład hipotetyczny: opcja z zależnością
Wyobraźmy sobie urządzenie, w którym dodatkowy moduł wymaga określonego sterownika. Handlowiec wybiera moduł, więc proces powinien wskazać wymagany sterownik i uwzględnić oba elementy w zakresie oraz kalkulacji. Jeżeli sterownik nie jest dostępny dla wybranego modelu bazowego, trzeba zmienić model, zrezygnować z modułu albo skierować sprawę do osoby odpowiedzialnej za ocenę wyjątku.
Ważna jest też sytuacja odwrotna. Gdy klient później usuwa moduł, należy ponownie sprawdzić rolę sterownika. Może być zbędny, ale może też obsługiwać inną pozostawioną opcję. Samo cofnięcie ostatniego wyboru nie wystarczy. Trzeba ponownie ocenić całą konfigurację i pokazać skutki zmiany, zanim powstanie nowa oferta.
Walidacja przed wyceną i przed wysyłką
Walidacja oznacza sprawdzenie danych według ustalonych zasad. Najpierw obejmuje kompletność wymagań i zgodność konfiguracji. Następnie trzeba sprawdzić kalkulację: wersję cennika, walutę, zakres usług, dopłaty oraz przyjęte warunki handlowe. Poprawna konfiguracja techniczna nie oznacza jeszcze, że wszystkie elementy zostały wycenione.
Przed wygenerowaniem dokumentu sprawdź również, czy nie zmieniły się dane źródłowe od rozpoczęcia pracy. Ustal zasadę postępowania z rozpoczętą kalkulacją po aktualizacji cennika lub katalogu. Gotowa oferta powinna zachowywać informację o danych, na których ją oparto, aby późniejsza aktualizacja produktu nie zmieniała treści historycznej propozycji.
Lista kontrolna przekazania oferty
- Konfiguracja ma identyfikator i wersję, a wszystkie obowiązkowe parametry są uzupełnione.
- Zakres obejmuje produkt, wyposażenie i usługi, z wyraźnym wskazaniem elementów poza ofertą.
- Kalkulacja ma określoną podstawę, a wymagane uzgodnienia i wyjątki zostały odnotowane.
- Dokument zawiera te same opcje, ilości i warunki co zatwierdzony zestaw danych.
- Kolejna osoba wie, które ustalenia są potwierdzone i co wymaga dalszego działania.
Sprawdź cały przebieg na typowej konfiguracji, zmianie wymagającej ponownej wyceny i przypadku z wyjątkiem. W kontroli powinni uczestniczyć zarówno handlowcy, jak i osoby odbierające wynik ich pracy. Celem jest spójny zestaw informacji przechodzący przez kolejne etapy, z czytelnym miejscem na decyzję człowieka tam, gdzie reguły nie wystarczają.