Scegliere il modello e selezionare le opzioni è solo una parte della preparazione dell’offerta. Occorre anche verificare la compatibilità degli elementi, definire la base di calcolo del prezzo e presentare il risultato in una forma comprensibile per il cliente e per il team incaricato dell’esecuzione. Nel progettare questo processo, conviene seguire il percorso di una configurazione dal primo requisito al documento finale. Ogni fase dovrebbe avere dati in ingresso, regole e una persona responsabile delle eccezioni ben definiti.
Prima i requisiti e il modello dei dati
La configurazione dovrebbe partire dalle informazioni necessarie per scegliere il prodotto: utilizzo previsto, parametri richiesti e vincoli. Stabilisci quali risposte sono obbligatorie e quali possono essere completate in seguito. La mancanza di un parametro importante dovrebbe portare a un chiarimento con il cliente, anziché alla scelta casuale di un valore predefinito.
Descrivi poi il modello del prodotto. Distingui prodotto base, varianti, dotazioni, servizi e dati commerciali. Ogni elemento richiede un identificatore univoco, un nome e unità definite. È utile indicare anche la fonte dell’informazione e il responsabile del suo aggiornamento. Lo stesso identificatore dovrebbe permettere di riconoscere l’elemento nella configurazione, nel calcolo del prezzo e nei documenti trasmessi alle fasi successive.
Scrivi regole verificabili
Le conoscenze sulla scelta del prodotto spesso risiedono nelle descrizioni tecniche e nell’esperienza degli specialisti. Prima di automatizzarle, occorre trasformarle in regole univoche. Per ogni regola aggiungi una motivazione e alcuni esempi: una scelta corretta, una non consentita e una che richiede un’ulteriore decisione. Questo facilita il dialogo tra chi conosce il prodotto e il team che prepara la soluzione.
- Requisito: l’opzione selezionata necessita di un altro elemento, che deve quindi essere incluso nella configurazione.
- Esclusione: due opzioni non possono essere utilizzate contemporaneamente in un determinato modello.
- Intervallo: il valore del parametro deve rientrare nei limiti previsti per la variante.
- Disponibilità: l’opzione può essere offerta solo per il modello o il mercato indicato, secondo i dati aggiornati.
- Eccezione: una scelta atipica richiede la verifica di una persona designata prima di preparare la proposta definitiva.
Separa la compatibilità tecnica dalle condizioni commerciali. Un elemento può essere adatto al prodotto e allo stesso tempo richiedere un prezzo personalizzato o la conferma della possibilità di fornitura. Queste situazioni non dovrebbero essere presentate con un unico messaggio di errore. L’utente deve sapere cosa non è corretto e cosa resta da concordare.
Esempio ipotetico: un’opzione con una dipendenza
Immaginiamo un’apparecchiatura in cui un modulo aggiuntivo richiede una determinata unità di controllo. Il commerciale seleziona il modulo, quindi il processo dovrebbe indicare l’unità richiesta e includere entrambi gli elementi nella fornitura e nel calcolo del prezzo. Se l’unità di controllo non è disponibile per il modello base selezionato, occorre cambiare modello, rinunciare al modulo o indirizzare il caso alla persona responsabile della valutazione delle eccezioni.
È importante anche la situazione inversa. Quando il cliente rimuove successivamente il modulo, occorre verificare nuovamente il ruolo dell’unità di controllo. Potrebbe essere superflua, ma potrebbe anche servire un’altra opzione rimasta nella configurazione. Annullare semplicemente l’ultima scelta non basta. Occorre rivalutare l’intera configurazione e mostrare gli effetti della modifica prima di creare una nuova offerta.
Validazione prima del calcolo del prezzo e prima dell’invio
Validare significa verificare i dati secondo regole definite. Si parte dalla completezza dei requisiti e dalla compatibilità della configurazione. Poi occorre controllare il calcolo del prezzo: versione del listino, valuta, servizi inclusi, supplementi e condizioni commerciali adottate. Una configurazione tecnicamente corretta non significa ancora che a tutti gli elementi sia stato assegnato un prezzo.
Prima di generare il documento, verifica anche che i dati di origine non siano cambiati dall’inizio del lavoro. Definisci una regola per gestire un calcolo già avviato dopo un aggiornamento del listino o del catalogo. L’offerta pronta dovrebbe conservare le informazioni sui dati su cui si basa, affinché un successivo aggiornamento del prodotto non modifichi il contenuto della proposta storica.
Checklist per la consegna dell’offerta
- La configurazione ha un identificatore e una versione e tutti i parametri obbligatori sono compilati.
- Il contenuto comprende prodotto, dotazioni e servizi, con una chiara indicazione degli elementi esclusi dall’offerta.
- Il calcolo del prezzo ha una base definita e sono stati registrati gli accordi necessari e le eccezioni.
- Il documento contiene le stesse opzioni, quantità e condizioni dell’insieme di dati approvato.
- La persona successiva sa quali punti sono confermati e quali richiedono ulteriori interventi.
Verifica l’intero percorso con una configurazione tipica, una modifica che richiede un nuovo calcolo del prezzo e un caso con un’eccezione. Al controllo dovrebbero partecipare sia i commerciali sia le persone che ricevono il risultato del loro lavoro. L’obiettivo è un insieme coerente di informazioni che attraversi tutte le fasi, lasciando uno spazio chiaro alla decisione umana dove le regole non bastano.