Een model kiezen en opties aanvinken is slechts een deel van de offertevoorbereiding. U moet ook controleren of de onderdelen compatibel zijn, de basis voor de prijsberekening bepalen en het resultaat begrijpelijk overdragen aan de klant en het uitvoeringsteam. Bij het ontwerpen van dit proces is het zinvol één configuratie te volgen van de eerste vereiste tot het complete document. Elke stap moet duidelijke invoergegevens en regels hebben, met iemand die verantwoordelijk is voor uitzonderingen.
Eerst de vereisten en het gegevensmodel
Een configuratie hoort te beginnen met de informatie die nodig is om het product te selecteren: het beoogde gebruik, de vereiste parameters en de beperkingen. Bepaal welke antwoorden verplicht zijn en welke later kunnen worden aangevuld. Als een belangrijke parameter ontbreekt, moet dit met de klant worden besproken in plaats van willekeurig een standaardwaarde te kiezen.
Beschrijf vervolgens het productmodel. Maak onderscheid tussen het basisproduct, varianten, uitrusting, diensten en commerciële gegevens. Elk onderdeel heeft een eenduidige identificatiecode, een naam en vastgelegde eenheden nodig. Leg ook de informatiebron vast en wie verantwoordelijk is voor updates. Met dezelfde identificatiecode moet het onderdeel herkenbaar zijn in de configuratie, de calculatie en de documenten die worden doorgegeven.
Leg regels vast op een toetsbare manier
Kennis over productselectie zit vaak in technische beschrijvingen en de ervaring van specialisten. Vóór automatisering moet die kennis worden omgezet in eenduidige regels. Voeg bij elke regel een onderbouwing en voorbeelden toe: een geldige keuze, een niet-toegestane keuze en een keuze die een aanvullende beslissing vereist. Dat vergemakkelijkt het gesprek tussen de productexperts en het team dat de oplossing voorbereidt.
- Vereiste: de gekozen optie heeft een ander onderdeel nodig, dus de configuratie moet dat bevatten.
- Uitsluiting: twee opties kunnen in een bepaald model niet tegelijk worden toegepast.
- Bereik: een parameterwaarde moet binnen de grenzen voor de betreffende variant vallen.
- Beschikbaarheid: een optie mag volgens de actuele gegevens alleen voor een bepaald model of een bepaalde markt worden aangeboden.
- Uitzondering: een ongebruikelijke keuze moet door een aangewezen persoon worden beoordeeld voordat het definitieve voorstel wordt opgesteld.
Houd technische compatibiliteit gescheiden van commerciële voorwaarden. Een onderdeel kan bij het product passen en toch een individuele prijsberekening of bevestiging van leverbaarheid vereisen. Deze situaties mogen niet met één en dezelfde foutmelding worden weergegeven. De gebruiker moet weten wat onjuist is en wat nog moet worden afgestemd.
Hypothetisch voorbeeld: een optie met een afhankelijkheid
Stel u een apparaat voor waarin een extra module een specifieke controller vereist. De verkoper kiest de module, waarna het proces de vereiste controller moet aangeven en beide onderdelen in de samenstelling en calculatie moet opnemen. Als de controller niet beschikbaar is voor het gekozen basismodel, moet het model worden gewijzigd, moet de module vervallen of moet de kwestie naar de persoon die verantwoordelijk is voor de beoordeling van uitzonderingen.
Ook de omgekeerde situatie is belangrijk. Als de klant de module later verwijdert, moet de functie van de controller opnieuw worden beoordeeld. Die kan overbodig zijn geworden, maar ook een andere behouden optie aansturen. Alleen de laatste keuze ongedaan maken is niet voldoende. De hele configuratie moet opnieuw worden beoordeeld en de gevolgen van de wijziging moeten zichtbaar zijn voordat een nieuwe offerte wordt opgesteld.
Validatie vóór de prijsberekening en vóór verzending
Validatie betekent gegevens controleren aan de hand van vastgelegde regels. Eerst gaat het om de volledigheid van de vereisten en de geldigheid van de configuratie. Daarna moet de calculatie worden gecontroleerd: de prijslijstversie, valuta, inbegrepen diensten, toeslagen en gehanteerde commerciële voorwaarden. Een technisch correcte configuratie betekent nog niet dat alle onderdelen zijn geprijsd.
Controleer vóór het genereren van het document ook of de brongegevens sinds de start van het werk zijn gewijzigd. Bepaal hoe een lopende calculatie wordt behandeld na een update van de prijslijst of catalogus. De complete offerte moet vastleggen op welke gegevens ze is gebaseerd, zodat een latere productupdate de inhoud van een historisch voorstel niet verandert.
Checklist voor de overdracht van een offerte
- De configuratie heeft een identificatiecode en versie en alle verplichte parameters zijn ingevuld.
- De inhoud omvat product, uitrusting en diensten, met een duidelijke vermelding van wat buiten de offerte valt.
- De calculatie heeft een vastgelegde basis en de vereiste afspraken en uitzonderingen zijn genoteerd.
- Het document bevat dezelfde opties, aantallen en voorwaarden als de goedgekeurde gegevensset.
- De volgende persoon weet welke afspraken zijn bevestigd en wat verdere actie vereist.
Toets het hele verloop met een gangbare configuratie, een wijziging die een nieuwe prijsberekening vereist en een geval met een uitzondering. Laat zowel verkopers als de mensen die hun werk ontvangen aan de controle deelnemen. Het doel is een samenhangende gegevensset die door de opeenvolgende stappen stroomt, met duidelijke ruimte voor menselijke beslissingen waar regels niet volstaan.