Een spreadsheet kan een goede plek zijn voor een eerste productlijst, prijsberekening of verkoopanalyse. Het wordt lastig wanneer meerdere opeenvolgende werkstappen van één bestand afhangen. Dezelfde tabel moet het product beschrijven, de compatibiliteit van opties bewaken, klantafspraken bewaren en gegevens voor de order leveren. Dan is het zinvol te onderzoeken wat werkelijk moet veranderen: de gegevensstructuur, de samenwerkingsafspraken of het hulpmiddel zelf.
De werkwijze is het signaal, niet de bestandsgrootte
Veel rijen zijn op zichzelf geen reden om een systeem te implementeren. Belangrijker zijn de onderlinge samenhang van informatie en de verantwoordelijkheid voor het bijwerken ervan. Een kleine prijslijst kan problemen geven als elke verkoper een eigen kopie gebruikt en correcties via berichten bij het team terechtkomen. Een uitgebreide analysespreadsheet kan daarentegen nog steeds prima functioneren als de gegevensbron en eigenaar duidelijk zijn.
Let vooral op momenten waarop iemand het werk onderbreekt om een prijs te bevestigen, een documentversie te zoeken of naar een uitzondering te vragen. Noteer de reden voor de onderbreking en de informatie die nodig is om verder te kunnen. Zo wordt een concreet probleem zichtbaar, in plaats van het algemene gevoel dat ‘Excel niet meer volstaat’.
Een korte audit van het offerteproces
Kies enkele afgeronde verkooptrajecten en volg het pad van aanvraag tot orderoverdracht. Noteer bij elke vraag het antwoord en een voorbeeld van een document of handeling dat dit bevestigt.
- Gegevensbron: waar haalt de verkoper de prijs vandaan en waaraan ziet hij dat deze geldt voor het betreffende product en de betreffende markt?
- Verantwoordelijkheid: wie keurt een prijslijstwijziging goed, wie publiceert deze en hoe hoort het team van de update?
- Regels: waar zijn afhankelijkheden tussen opties vastgelegd en kan iemand anders daarmee een correcte variant samenstellen?
- Overnemen: welke velden worden handmatig naar de offerte, berichten en order gekopieerd? Waar moet dezelfde informatie later worden gecorrigeerd?
- Historie: zijn de exacte inhoud van de verstuurde offerte, de prijs en de onderliggende afspraken te reconstrueren?
- Overname: weet degene die het traject overneemt wat al is afgesproken en welke beslissing nog openstaat?
U hoeft geen scoremodel voor de volwassenheid van het bedrijf te maken. Het volstaat om aan te wijzen waar ontbrekende gegevens het werk blokkeren of verschillen veroorzaken. Maak ook onderscheid tussen fouten in de gegevens zelf en problemen bij de overdracht ervan. Een nieuw formulier maakt een verouderde prijslijst niet actueel en opgeruimde mappen vervangen geen ontbrekende regel voor de keuze van uitrusting.
Hypothetisch voorbeeld: één wijziging in meerdere documenten
Stel u een bedrijf voor dat een apparaat met een optionele besturingsmodule aanbiedt. De productverantwoordelijke past de prijs van de module aan in het hoofdbestand. De verkoper maakt echter een offerte op basis van een eerder lokaal opgeslagen kopie. Na het gesprek met de klant voegt hij nieuwe uitrusting rechtstreeks aan het document toe, terwijl de uitvoerende afdeling de oorspronkelijke spreadsheet ontvangt. Iedereen werkt met informatie die hij als juist beschouwt.
In dit voorbeeld zijn drie afspraken nodig: waar de actuele prijslijst geldt, hoe de verstuurde offerteversie wordt vastgelegd en welke gegevensset naar de uitvoering gaat. Pas nadat dit is vastgelegd, is het zinvol te kiezen hoe het proces wordt ondersteund. Een deel van het probleem kan worden opgelost door het werk met het bestaande hulpmiddel te structureren. Een ander deel kan een gedeelde catalogus of een applicatie voor de opeenvolgende stappen vereisen.
Stapsgewijs overstappen
Begin met één productfamilie en één offertetraject. Maak namen, identificatiecodes, eenheden en de betekenis van velden eenduidig. Wijs een gegevenseigenaar aan en bepaal hoe wijzigingen worden goedgekeurd. Houd de actuele catalogus gescheiden van historische offertes, zodat een prijswijziging niet uitwist wat de klant eerder heeft ontvangen.
Beschrijf vervolgens de regels aan de hand van echte voorbeelden, ook uitzonderlijke. Toets de pilot samen met de mensen die offertes opstellen en orders ontvangen. Vergelijk vóór en na de wijziging de tijd die het zoeken naar informatie kost, het aantal handmatige overnames en de benodigde toelichtingen. Deze observaties helpen bepalen of uitbreiding van de scope zinvol is.
Spreek vóór de overstap af wanneer oude kopieën niet meer mogen worden bewerkt, waar ze worden gearchiveerd en hoe ontbrekende informatie wordt gemeld. Spreadsheets kunnen nuttig blijven voor analyses. Het belangrijkste is dat iedereen weet waar de gegevens voor het dagelijkse proces ontstaan en wie verantwoordelijk is voor hun kwaliteit.