Nach einem intensiven Wochenende auf der Agro Show in Bednary sind wir mit vielen Gesprächen im Kopf zurückgekehrt. Wir haben zahlreiche Stände von Maschinenherstellern und Händlern besucht. Wir haben uns Neuheiten angesehen, doch die interessantesten Fragen kamen auf, wenn sich das Gespräch um den Vertriebsalltag drehte.
Wie erfährt ein Händler von einer Preisänderung? Woher weiß ein Vertriebsmitarbeiter, welche Optionen sich kombinieren lassen? Was passiert mit dem Produktwissen, wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Diese Themen kennen wir gut. Genau aus solchen alltäglichen Schwierigkeiten ist JAPRIVIO entstanden. Die Gespräche in Bednary haben uns gezeigt, dass auch andere Hersteller und Händler ähnliche Probleme haben. Hinter jedem scheinbar einfachen Angebot stehen Preise, Produktregeln, geschäftliche Vereinbarungen und die Arbeit vieler Menschen. Ein Vertriebsmitarbeiter sollte das nicht jedes Mal von Grund auf neu zusammensetzen müssen.
Die folgenden Situationen sind Beispiele aus dem Branchenalltag und beschreiben keine konkreten Unternehmen, die wir auf der Messe getroffen haben.
„Ich habe das Angebot verschickt. Warum stimmt der Preis schon nicht mehr?“
Ein Kunde fragt beim Händler nach einer Maschine mit Zusatzausstattung. Der Vertriebsmitarbeiter öffnet eine auf seinem Computer gespeicherte Preisliste, berechnet den Preis und verschickt das Angebot. Am nächsten Tag erfährt er, dass eine der Optionen teurer geworden ist. Die Aktualisierung kam per E-Mail, wurde aber nicht in die Datei übernommen, mit der er gearbeitet hat.
Jetzt muss das Dokument korrigiert und dem Kunden die Änderung erklärt werden. Ein einziger veralteter Eintrag genügte, um aus einem einfachen Gespräch eine Reihe von Telefonaten zu machen.
Für den Vertriebsmitarbeiter sollte der richtige Arbeitsablauf einfach sein: Er wählt Modell und Optionen und sieht bei der Angebotserstellung den gültigen Preis. Im Hintergrund müssen jedoch Preislistenversionen, Gültigkeitstermine, Rabattregeln und Datenzugriffe für einzelne Händler verwaltet werden. Der Nutzer braucht ein klares Ergebnis. Die gesamte Komplexität der Kalkulation kann beim Werkzeug bleiben.
„Lässt sich diese Option mit diesem Modell bestellen?“
Ein Hersteller führt ein neues Modell ein. Der Händler bekommt einen Katalog und Bildmaterial. Der Kunde möchte jedoch etwas ganz Konkretes wissen: Kann er die gewählte Maschine mit dieser Ausstattung bestellen?
Die Antwort ist mitunter auf mehrere Stellen verteilt. Die Optionsliste steht im Katalog, eine Ausnahme in einer E-Mail aus dem Werk, und von der letzten Änderung weiß nur der Produktverantwortliche. Der Vertriebsmitarbeiter prüft Unterlagen und telefoniert, bevor er dem Kunden „Ja“ sagt. Übersieht er etwas, muss das Angebot oder die Bestellung später korrigiert werden.
Auf dem Bildschirm kann die Optionsauswahl einfach aussehen. Dahinter steckt die schwierigere Aufgabe, Modelle, Versionen, Abhängigkeiten und Ausschlüsse zu beschreiben. Genau darum geht es bei einer guten Arbeitsoberfläche. Der Verkäufer sieht, was er auswählen kann, und erhält bei Bedarf eine verständliche Erklärung. Die Produktregeln unterstützen ihn im Gespräch, statt ihn zur Suche in mehreren Dateien zu zwingen.
„Wir haben die Information an alle Händler geschickt“
Das Werk ergänzt eine neue Option und informiert das Händlernetz. Ein Händler berücksichtigt sie sofort. Ein anderer wartet auf den Preis. Ein dritter verwendet weiterhin seine eigene Tabelle, in der die neue Option noch fehlt.
Die Nachricht wurde verschickt, doch Kunden erhalten an verschiedenen Orten unterschiedliche Antworten. Der Hersteller erfährt erst davon, wenn ein Angebot erklärt oder eine Bestellung korrigiert werden muss.
Der Händler braucht einen einfachen Arbeitsplatz: Er öffnet ein Produkt und sieht die aktuellen Möglichkeiten, Preise und Unterlagen. Dafür muss im Hintergrund festgelegt werden, wer eine Änderung einpflegt, ab wann sie gilt und wen sie betrifft. Die Steuerung eines Händlernetzes beginnt damit, ob alle nach denselben aktuellen Regeln arbeiten können.
„Frag Marek, der weiß das“
In vielen Unternehmen gibt es jemanden, der die Produkte fast auswendig kennt. Diese Person erinnert sich an ungewöhnliche Konfigurationen, Preisausnahmen und Situationen, die nicht im Katalog beschrieben sind. Bei schwierigen Fragen landet der Anruf bei ihr.
Dieses Wissen ist sehr wertvoll. Problematisch wird es, wenn ein neuer Vertriebsmitarbeiter jedes Mal um Hilfe bitten muss oder eine erfahrene Person die Stelle wechselt. Mit der Fluktuation verliert das Team einen Teil seiner Antworten und lernt dieselben Dinge erneut.
Eine neue Person braucht zum Einstieg nicht das gesamte E-Mail-Archiv. Sie braucht einfache Hinweise bei der Arbeit: was sie anbieten kann, worauf sie achten muss und wann sie einen Spezialisten um eine Entscheidung bitten sollte. Dafür muss das Wissen der Menschen zunächst gesammelt, geordnet und mit Produkten und Vertriebsregeln verknüpft werden. Dieser Aufwand sollte nicht bei jedem Angebot wieder sichtbar werden.
Ein einfacher Bildschirm braucht gute Ordnung im Hintergrund
Nach der Agro Show sehen wir noch klarer, was wir mit JAPRIVIO aufbauen wollen. Eine Anwendung für Vertriebsmitarbeiter oder Händler soll eine einfache Arbeitsoberfläche sein. Der Nutzer kommt, um einen Kunden zu betreuen: die richtige Maschine auswählen, ein Angebot erstellen und die Bestellung weitergeben.
Hinter einem solchen Nutzererlebnis steckt viel Arbeit. Aktuelle Preise, Optionslogik, kaufmännische Regeln des Herstellers, Händlerberechtigungen und Produktwissen müssen zusammengeführt werden. Außerdem muss entschieden werden, was das Werkzeug selbst vorschlagen kann und was eine Bestätigung durch einen Menschen erfordert.
Der Konfigurator ist ein Teil dieser Arbeit. Ebenso wichtig ist, was vor und nach der Konfiguration passiert: woher Informationen stammen, wie das Angebot entsteht und ob die Bestellung die Vereinbarungen aus dem Kundengespräch bewahrt.
Aus Bednary sind wir mit dem Gefühl zurückgekehrt, dass es sich lohnt, genau diese Alltagsprobleme weiter zu lösen. Wenn Sie Maschinen herstellen oder mit einem Händlernetz arbeiten, erzählen Sie uns, wie heute in Ihrem Unternehmen ein Angebot entsteht. Wir schauen uns gerne an, wo Menschen Aufgaben erledigen müssen, die ein gut gestaltetes Werkzeug übernehmen könnte.