Na een intensief weekend op Agro Show in Bednary keerden we terug met ons hoofd vol gesprekken. We bezochten veel stands van machinefabrikanten en dealers. We bekeken nieuwe producten, maar de interessantste vragen kwamen op wanneer het gesprek over de dagelijkse verkoop ging.
Hoe hoort een dealer van een prijswijziging? Hoe weet een verkoper welke opties gecombineerd kunnen worden? Wat gebeurt er met de productkennis wanneer een ervaren medewerker vertrekt?
Dit zijn zaken die we goed kennen. Juist uit zulke dagelijkse moeilijkheden is JAPRIVIO ontstaan. De gesprekken in Bednary lieten ons zien dat andere fabrikanten en dealers vergelijkbare problemen hebben. Achter elke ogenschijnlijk eenvoudige offerte gaan prijzen, productregels, commerciële afspraken en het werk van veel mensen schuil. Een verkoper zou dat niet elke keer helemaal opnieuw hoeven samen te stellen.
De onderstaande situaties zijn voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de branche en beschrijven geen specifieke bedrijven die we op de beurs hebben ontmoet.
“Ik heb de offerte verstuurd. Waarom klopt de prijs nu al niet meer?”
Een klant vraagt een dealer naar een machine met extra uitrusting. De verkoper opent een prijslijst die op zijn computer staat, berekent de prijs en verstuurt de offerte. De volgende dag hoort hij dat een van de opties duurder is geworden. De update kwam per e-mail, maar is niet verwerkt in het bestand waarmee hij werkte.
Nu moet het document worden aangepast en moet de wijziging aan de klant worden uitgelegd. Eén verouderde regel was genoeg om een eenvoudig gesprek in een reeks telefoontjes te veranderen.
Voor de verkoper moet de juiste werkwijze eenvoudig zijn: hij kiest het model en de opties en ziet bij het opstellen van de offerte de geldende prijs. Achter de schermen moeten echter versies van prijslijsten, ingangsdata, kortingsregels en toegang tot gegevens voor afzonderlijke dealers worden geregeld. De gebruiker heeft een duidelijk resultaat nodig. Het hulpmiddel kan de complexiteit van de prijsberekening op zich nemen.
“Kan deze optie bij dit model worden besteld?”
Een fabrikant introduceert een nieuw model. De dealer ontvangt een catalogus en materiaal met foto's. Maar de klant wil iets heel concreets weten: kan hij de gekozen machine met die uitrusting bestellen?
Het antwoord is soms over verschillende plekken verspreid. De lijst met opties staat in de catalogus, een uitzondering in een e-mail van de fabriek, en alleen de productverantwoordelijke weet van de laatste wijziging. De verkoper controleert documenten en belt voordat hij “ja” zegt tegen de klant. Als hij iets over het hoofd ziet, moet de offerte of bestelling later worden aangepast.
Op het scherm kan het kiezen van opties eenvoudig lijken. Daarachter ligt het moeilijkere werk: modellen, versies, afhankelijkheden en uitsluitingen beschrijven. Dat is precies waar een goede werkomgeving om draait. De verkoper ziet wat hij kan kiezen en krijgt zo nodig een begrijpelijke uitleg. Productregels helpen hem in het gesprek, in plaats van hem te dwingen antwoorden in verschillende bestanden te zoeken.
“We hebben de informatie naar alle dealers gestuurd”
De fabriek voegt een nieuwe optie toe en stuurt een bericht naar het netwerk. De ene dealer neemt die direct mee. Een tweede wacht op de prijs. Een derde gebruikt nog zijn eigen spreadsheet, waarin de nieuwe optie ontbreekt.
Het bericht is verstuurd, maar klanten krijgen op verschillende plekken verschillende antwoorden. De fabrikant hoort dat pas wanneer een offerte moet worden toegelicht of een bestelling moet worden aangepast.
Een dealer heeft een eenvoudige werkplek nodig: hij opent een product en ziet de actuele mogelijkheden, prijzen en materialen. Om dat mogelijk te maken, moet achter de schermen worden vastgelegd wie de wijziging invoert, wanneer die ingaat en voor wie die geldt. Het beheren van een dealernetwerk begint bij de vraag of iedereen volgens dezelfde actuele regels kan werken.
“Vraag het aan Marek, die weet het wel”
In veel bedrijven is er iemand die de producten bijna uit het hoofd kent. Die persoon onthoudt bijzondere configuraties, prijsuitzonderingen en situaties die niet in de catalogus staan. Als iemand een lastige vraag heeft, gaat het telefoontje naar die persoon.
Die kennis is heel waardevol. Het probleem ontstaat wanneer een nieuwe verkoper telkens om hulp moet vragen of wanneer een ervaren medewerker van baan verandert. Door personeelsverloop verliest het team een deel van de antwoorden en leert het dezelfde dingen opnieuw.
Een nieuwe medewerker heeft bij de start niet het hele e-mailarchief nodig. Wel eenvoudige aanwijzingen tijdens het werk: wat kan hij aanbieden, waar moet hij op letten en wanneer moet hij een specialist om een beslissing vragen? Daarvoor moet de kennis van mensen eerst worden verzameld, geordend en gekoppeld aan producten en verkoopregels. Die inspanning zou niet bij elke offerte opnieuw merkbaar moeten zijn.
Een eenvoudig scherm vraagt om goede organisatie achter de schermen
Na Agro Show zien we nog duidelijker wat we met JAPRIVIO willen bouwen. Een applicatie voor een verkoper of dealer moet een eenvoudige werkomgeving zijn. De gebruiker komt er om een klant te helpen: de juiste machine kiezen, een offerte opstellen en de bestelling doorgeven.
Achter zo'n ervaring zit veel werk. Actuele prijzen, optielogica, commerciële regels van de fabrikant, dealerrechten en productkennis moeten met elkaar worden verbonden. Ook moet worden bepaald wat het hulpmiddel zelf kan voorstellen en wat door een mens moet worden bevestigd.
De configurator is een onderdeel van dat werk. Ook wat vóór en na de configuratie gebeurt, is belangrijk: waar informatie vandaan komt, hoe de offerte tot stand komt en of de bestelling de afspraken uit het klantgesprek behoudt.
We kwamen uit Bednary terug met het gevoel dat het de moeite waard is om juist deze dagelijkse problemen te blijven oplossen. Produceert u machines of werkt u met een dealernetwerk? Vertel ons hoe een offerte vandaag in uw bedrijf tot stand komt. We bekijken graag waar mensen werk moeten doen dat een goed ontworpen hulpmiddel zou kunnen overnemen.